eyevip Meeting

In eyevip findest Du alles was Du brauchst, um eine professionelle, virtuelle Konferenz durchzuführen.

eyevip Meeting ist ein eigenständiges Produkt, welches sich mit Deinem eyevip ganz einfach verbinden lässt. Du setzt Deine Sitzung in eyevip Meeting auf und gibst den generierten Link in den Einstellungen Deines Events innerhalb eyevip ein. Anschliessend lädst Du Deine Gäste ganz normal ein. Dank der virtuellen Check-in-Funktion, weisst Du nach dem Event welche Gäste an Deinem virtuellen Meeting teilgenommen haben.

 

Inhaltsverzeichnis

• Plane Deine Sitzung in eyevip Meeting
• Einstellungen in eyevip
• Lade Deine Teilnehmer ein
• Teste Dein Gerät und die Verbindung
• Teile Deinen Bildschirm während des Meetings
• Weitere Möglichkeiten während des Meetings
• Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Plane Deine Sitzung in eyevip Meeting

Klicke auf Sitzung planen und konfiguriere Dein Meeting mit folgenden Parametern:

• Thema der Sitzung
• Sitzungsraum
• Datum, Zeit und Dauer
• Wiederkehrende Sitzung (täglich, wöchentlich, monatlich)
• Sitzungstyp (Standard oder vertraulich, nur Audio, Webinar mit 3 Moderatoren und bis zu 50 Teilnehmer)
• zusätzliche Optionen (Agenda, Dokumente mitschicken, Email-Adresse der Sitzungsteilnehmer)
• Passwort (optional)

Sitzungs-Typ

• Standard: Bis zu 5 Teilnehmer, Audio, Video und geteilter Bildschirm sind ende-zu-ende verschlüsselt und werden mit dem Server geteilt.
• Vertraulich: Bis zu 5 Teilnehmer, Audio, Video und geteilter Bildschirm sind ende-zu ende verschlüsselt. Ausser der Metadaten wird nichts mit dem Server geteilt.
• Nur-Audio: Bis zu 30 Teilnehmer, Audio, geteilter Bildschirm. Alle Daten sind verschlüsselt und werden mit dem Server geteilt.
• Boardroom: Bis zu 30 Teilnehmer, Audio, Video und geteilter Bildschirm und alle Daten werden verschlüsselt mit dem Server geteilt. Die Sitzung kann aufgezeichnet werden.
• Webinar: Bis zu drei Präsentatoren und 50+ Teilnehmern (nur Audio max. 250), Audio, Video, geteilter Bildschirm und alle Daten werde verschlüsselt mit dem Server geteilt. Die Sitzung kann aufgezeichnet werden.

 

Optionen

• Einen Sitzungstermin finden: Als Sitzungsorganisator kannst Du die Teilnehmer nach ihrer Verfügbarkeit für eine Sitzung anfragen. Dafür kannst Du eine Umfrage erstellen und diese an andere Teilnehmer schicken.
• Dokumente hochladen und mitschicken: Wenn Du eine Sitzung planst, kannst Du Dokumente hochladen oder diese aus dem Dokumentenordner (Sofern sie vorab über Dokumente, der Bibliothek hinzugefügt wurden) der Sitzung hinzufügen. 
• Meetings im Voraus planen: Sichere Dir Deinen Sitzungsraum, in dem Du Sitzungen im Voraus planst.
• Änderung Deiner Sitzung: Aktualisiere Dein Meeting und versende die Änderung automatisch an alle Teilnehmer. Das ist jedoch nur möglich, wenn die E-Mail Adressen der Teilnehmer in eyevip Meeting erfasst sind.
• Automatisierter Versand aller Unterlagen: Nach dem Meeting werden Dokumente, Skizzen, Chats und Protokolle automatisch per Mail versendet. Das funktioniert nur, wenn die Teilnehmer über eyevip Meeting eingeladen werden.

Einstellungen in eyevip

Erstelle einen Event in eyevip und konfiguriere folgende Parameter in den Event-Einstellungen:

• Aktiviere die Option Teilnahme über Live-Stream
• Wähle die Option live-Stream einbetten via URL-Weiterleitung
• Kopiere den Link, den Du bei der Erfassung des Meetings generiert hast, unter Live-Stream URL

Sitzungslink in eyevip Meeting

In eyevip Meeting findest Du den generierten Link, welchen Du in den Event-Einstellungen innerhalb von eyevip einfügen musst.

 

Lade Deine Teilnehmer ein

Die Kommunikation mit den Teilnehmern findet über den erstellten Event in eyevip statt. Mit dem Mail Erinnerung vor dem Live-Stream wird der Link zum Meeting mitgeschickt. Mehr zu den Einladungen über eyevip findest Du unter dem Punkt E-Mails und Landingpages.

Teste Dein Gerät und die Verbindung

Damit Du beim Einloggen in Dein Meeting keine unliebsamen Überraschungen erlebst, teste vorher Dein Gerät und die Verbindung und empfehle dies auch allen Teilnehmern.
Weitere Informationen findest du hier.

Teile Deinen Bildschirm während des Meetings

Zeige den anderen Teilnehmern Deinen Bildschirminhalt - z.B. um ein Programm zu präsentieren - indem Du den Reiter 'Bildschirm' wählst und auf das rote Feld mit dem Bildschirm klickst.

 

Weitere Möglichkeiten während des Meetings

• Agenda: Definiere vor dem Termin den Zeitplan und das Programm, damit die Teilnehmer sehen worüber Du sprechen möchtest.
• Dokumente hochladen: Lade bereits bei der Erstellung oder später während des Meetings Dokumente hoch. Die Dokumente können von allen eingesehen und mit einem Marker können Textstellen hervorgehoben werden.
• Whiteboard: Jeder Teilnehmer kann seine Bemerkungen mitteilen.
• Gruppenchat: Es können Textnachrichten untereinander ausgetauscht werden. Teilnehmer können bilateral im privaten Modus kommunizieren.
• Protokoll: Die besprochenen Punkte und Entscheidungen können im Protokoll festgehalten werden.

 

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Was tun bei Audio- und Video-Problemen?

eyevip Meeting nutzt den offiziellen WebRTC-Standard für seine Audio- und Videokonferenzlösung. Wenn Probleme mit Ton oder Bild auftauchen, kann es an Deiner Firewall liegen. 

Gerätetest

Um frühzeitig Probleme zu erkennen, solltest Du vor der Teilnahme an einer Videokonferenz Dein Gerät und die Verbindung testen: Gerätetest starten