Brieflich einladen

Inhaltsverzeichnis

Vorbereitung in eyevip
Daten für die Druckerei
Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Vorbereitung in eyevip

1. Gästeliste hochladen

Als Erstes musst Du Deine Gästeliste in eyevip hochladen. Die Anleitung dazu findest Du hier: Gästeliste erstellen

Gut zu wissen: die Excel-Liste sollte bereits die Post-Adresse der Gäste beinhalten, damit diese Informationen für die Druckerei vorhanden sind. Nutze dafür folgende Spaltenbezeichnungen: Street, Street No, Zip, City, Country.

2. Gästeliste mit persönlichen Gäste-Codes exportieren

Exportiere die Gästeliste für Excel. In der Spalte "Code" befindet sich nun der persönliche Gast-Code. Dieser Code muss zwingend neben die URL zur Landingpage auf der Einladung gedruckt werden. Ohne Code wird sich der Gast nicht anmelden können. Die Anleitung für den Gästelistenexport findest Du hier: Gästeliste verwalten

Vorsicht: Ab diesem Zeitpunkt solltest Du weder die Landingpage-URL ändern noch Gäste löschen und wieder hochladen.

3. Gäste als "eingeladen" markieren (optional)

Sobald die Einladungen per Post verschickt wurden, kannst Du den Status Deiner Gäste auf "eingeladen" setzen. Nutze dafür die Massendatenbearbeitungs-Funktion der Gästeliste.

Daten für die Druckerei

Damit die Druckerei die persönlichen Einladungen drucken kann, wird sie die folgenden Informationen benötigen:

Die Excel-Gästeliste mit folgenden Spalten: Title, Firstname, Lastname, Street, Street No, Zip, City, (Country), (Language), Code.
Die URL zur Landingpage. Wie diese erstellt wird, findest Du hier: Event-Landingpage einrichten.
Die Vorlage der Einladung in Dateiform.

Gut zu wissen: Wir empfehlen Dir, den Anmeldeprozess vor dem Druck genau zu testen. Erfasse Dich dafür am besten selbst als Gast.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Benötige ich den persönlichen Gast-Code, wenn mein Event öffentlich ist?

Nein, da die Anmeldeseite eines öffentlichen Events nicht mit einem Code geschützt wird.

In diesem Fall sollten Gäste, welche brieflich eingeladen werden, nicht in die Gästeliste hochgeladen werden oder einen individuellen QR-Code (siehe nächste Frage) erhalten. Sind die Gäste bereits in der Gästeliste eingetragen, können sie sich nicht mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden, da eyevip auf Dubletten reagiert. Sie erhalten die Meldung, dass ihre E-Mail-Adresse schon verwendet wurde.

Kann ich auch einen QR-Code für die Anmeldung erstellen?

Ja, dafür gibt es zwei Möglichkeiten:

Variante 1: QR-Code zur Landingpage & persönlicher Code separat
Du erstellst aus der URL zur Landingpage einen QR-Code und platzierst diesen auf der Einladung. Zusätzlich druckst Du den Gast-Code (aus der Spalte "Code") separat auf.

Das bedeutet für Deine Gäste:

QR-Code scannen – die Landingpage zur Eingabe des Codes öffnet sich.
Persönlichen Code eingeben.
Formular ausfüllen und anmelden.

Variante 2: Individueller QR-Code mit integriertem Code (PURL)
Beim Export der Gästeliste wird für jede Person automatisch eine PURL (persönliche URL) generiert. Diese findest Du in der Spalte "Purl" im Excel-Export.

Beispiel
https://dein.eyevip.ch/events/mein-event/de/?page=registration&key=AbCxYz123

Aus dieser PURL lässt sich ein individueller QR-Code pro Gast erstellen. Frag Deine Druckerei, ob sie die QR-Codes für Dich generieren und auf die Einladung drucken kann.