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      Brieflich einladen

      In diesem Artikel erfährst Du, wie Du Deine Gäste per Brief einladen kannst.

      Inhaltsverzeichnis

      Vorbereitung in eyevip

      1. Gästeliste hochladen

      Als Erstes musst Du Deine Gästeliste in eyevip hochladen. Die Anleitung dazu findest Du hier: Gästeliste erstellen

      Gut zu wissen: die Excel-Liste sollte bereits die Post-Adresse der Gäste beinhalten, damit diese Informationen für die Druckerei vorhanden sind. Nutze dafür folgende Spaltenbezeichnungen: Street, Street No, Zip, City, Country.

      2. Gästeliste mit persönlichen Gäste-Codes exportieren

      Exportiere die Gästeliste für Excel. In der Spalte "Code" befindet sich nun der persönliche Gast-Code. Dieser Code muss zwingend neben die URL zur Landingpage auf der Einladung  gedruckt werden. Ohne Code wird sich der Gast nicht anmelden können. Die Anleitung für den Gästelistenexport findest Du hier: Gästeliste verwalten


      excelliste-code

      Vorsicht: Ab diesem Zeitpunkt solltest Du weder die Landingpage-URL ändern noch Gäste löschen und wieder hochladen.

      3. Gäste als "eingeladen" markieren (optional)

      Sobald die Einladungen per Post verschickt wurden, kannst Du den Status Deiner Gäste auf "eingeladen" setzen. Nutze dafür die Massendatenbearbeitungs-Funktion der Gästeliste.

      Daten für die Druckerei

      Damit die Druckerei die persönlichen Einladungen drucken kann, wird sie die folgenden Informationen benötigen:

      • Die Excel-Gästeliste mit folgenden Spalten: Title, Firstname, Lastname, Street, Street No, Zip, City, (Country), (Language), Code.
      • Die URL zur Landingpage. Wie diese erstellt wird, findest Du hier: Event-Landingpage einrichten.
      • Die Vorlage der Einladung in Dateiform.

      Gut zu wissen: Wir empfehlen Dir, den Anmeldeprozess vor dem Druck genau zu testen. Erfasse Dich dafür am besten selbst als Gast.

      Häufig gestellte Fragen (FAQ)

      Benötige ich den persönlichen Gast-Code, wenn mein Event öffentlich ist?

      Nein, da die Anmeldeseite eines öffentlichen Events nicht mit einem Code geschützt wird.

      In diesem Fall sollten Gäste, welche brieflich eingeladen werden, nicht in die Gästeliste hochgeladen werden oder einen persönlichen QR-Code (siehe nächste Frage) erhalten. Sind die Gäste bereits in der Gästeliste eingetragen, können sie sich nicht mit ihrer E-Mail-Adresse anmelden, da eyevip auf Dubletten reagiert. Sie erhalten die Meldung, dass ihre E-Mail-Adresse schon verwendet wurde.

      Kann ich auch einen QR-Code für die Anmeldung erstellen?

      Am einfachsten ist es, wenn Du die URL zur Landingpage als QR-Code lieferst. Die Gäste müssen im Anschluss einfach ihren persönlichen Code eingeben.

      Es ist auch möglich, persönliche QR-Codes aus Daten der Excel-Liste zu erstellen. Frage einfach Deine Druckerei, ob sie diese Dienstleistung anbieten. Hierfür musst Du beachten, dass der Gast-Code in die URL integriert wird. Die URL muss wie folgt aufgebaut werden:

      LANDINGPAGE_URL/?page=registration&key=CODE

      Beispiel
      https://dein.eyevip.ch/events/mein-event/de/?page=registration&key=AbCxYz123